たまりば

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マネージャー・管理職にこそ必須?2穴綴じリングファイルで資料整理はじめました

おはようございます。
ジェイ・ライン事業推進部マネージャーの大熊です。

この部署ができたのは今年4月1日。
早くも7ヶ月が経過…年度の後半戦が既に1ヶ月以上進んでしまっています。

そろそろ、マネージャーという役割が板についてきたかというと、少なくとも自分の感覚では全然できてない。。

自分の目の前の案件にばかり、つい眼がいってしまいがち。
せいぜい、部内のメンバーと個別に活動分析をしたり、悩みを聞いたりくらいまで。
部署全体でパフォーマンスを最大化するには、どうすればいいのか?にまで視野を広げられていません。
これは、いけない。

一日でガラリと変身できるものじゃないので、コツコツと意識と行動を変えていきたいと思いますが、感覚・気分を変えるために、こんなアイテムを新調してみました。

2穴綴じリングファイル~!

あ、いや名前自体は至って地味ですね、そうですね(; ̄ー ̄A

なぜこれを選んだかというと、単純にジェイ・ラインのコーポレートカラーの赤だから。
これまで使ってたファイルは、すごく淡いブルーだったんですけど、どうも気持ちがワクワクしない。
開いてみよう!って思わない。

ならば、と思ってコーポレートカラーでもあり、元気な赤にしました。



あとは機能面。
本当は色よりもこっちが大事。

うちの部署は、僕も含めると6名。
月2回の定例ミーティングを行っています。
それぞれ担当業務が違うので、毎回各自でレジュメを作成してもらっています。

ミーティングを重ねるごとにレジュメや参考資料類、ノートも増えていくんですが、レジュメや参考資料類(PCで作成、A4・A3用紙に印刷)とノートがバラバラだと、整理しにくいので、1つにまとめたかったんです。

実は、今年度の前半はこちらのファイルを使ってました。



クラフトファイルと呼ばれるもので、2穴式なのでパンチで穴を開けた資料類と、ルーズリーフ型のノートをまとめて整理できるという点では、今回新調したファイルと同じと言えば同じ。

ただし、毎回綴じ具を外さないといけないという欠点が。
一番上に最新資料を追加していくだけならまだ楽ですが、過去の資料の途中に新しい資料を追加したい場合、綴じ具を外し、さらに過去の資料もいったん外して…という手間がかかる。

僕は6人のメンバーそれぞれに分類してファイリングしていきたいので、この手間をかけ続けるのがおっくうになり、実は途中からファイリングしなくなっちゃってました。

これじゃダメだ!と新調したのが、今回の赤いファイル。
差し込みたいページ部分で綴じ具を開けば、好きな並び順で資料を追加していけるので、すごく楽。
これで、ファイリングはもちろん、各メンバーの分析もストレスなくできるようになりました。

自分のことだけだったら、過去のレジュメはパソコンに保存しておくだけで十分だったんですけど、人数が増えると過去の活動をいつでも振り返れるようにするには紙で残しておくのが、やっぱり便利。

2穴綴じリングファイル、穴開けパンチ、ルーズリーフの3点セットは、必須アイテムです。

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