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スケジュール管理はWebから紙へ…アプリと連動した"紙の"システム手帳を使い始めました

おはようございます。
多摩の地域密着型ブログサービス「たまりば」編集長こぐまです。

新年度が始まって間もなく1ヶ月。
そして、平成が終わり新しい元号「令和」が始まろうとしている中、僕はスケジュール管理をWebから紙へと変更しました。

え!?紙からWebへの間違えじゃないかって?
違うんです、Webから紙へ、です。

Googleカレンダーとかサイボウズとか、スケジュール管理のためのツールがあるので、ここ2年くらいはWeb(PC・スマホから)で済ませちゃってたんですけど、どうも1週間とか、1ヶ月とか、日を跨いでの計画が把握しにくいなーという悩みがありました。

とはいえ、紙の手帳でスケジュール管理しようとすると、ページ数が増えて、荷物が重たくなるし…どうしようかなと悩んでいたら、ちょうどいい物を見つけました。

それが、冒頭の写真。
軽量のシステム手帳バインダー。

実は一時期Webでのスケジュール管理にしていた根本的な理由は、システム手帳バインダーにありました。
仕事で使うものだから、ある程度しっかりした重厚感のあるものを使ってたんです。

これだと、多少、中のスケジュール帳の枚数を控えめにすれば、ちびっこの僕でもパソコンと一緒に持ち歩けそう。

そして、中身はこれ。
片面が1週間分になってるウィークリータイプ。
1時間刻みの目盛が付いてるので、1日のスケジュールを書き込みやすくなってます。



時間をずらせないアポイントや会議は青、提出期限、回答期限などのタスクは赤、その他の予定は黒で書き込んでるんですが、ここで活躍するのがフリクションの消せる3色ボールペン。
前もって予定を入れていた時間に、あとからアポが入った、優先順位が変わって予定を順序入れ替える、緊急対応案件が発生して予定していたものを時間内にできなかった、などなど、変化はよくあるもの。

特に、1年前に事業推進部が発足してマネージャーという立場になってからは、事前に予定していなかったけど、部内のメンバーからの相談が入る、他部署の責任者との打ち合わせが入るなど、「自分自身が担当する業務」とは別に、他の人の優先度高めの用事を優先する場面が増えました。

もともと、1人で担当するプロジェクトが多かったので、マネージャーという肩書きは頂いたものの、会議や個別面談、提出物とりまとめ、その他もろもろのメンバー間調整という、他のマネージャーには当たり前のことが、経験値が足りてなかったんですよね。
これはマネージャー1年間の反省。

こういうのに対応できるようにするには、あえて毎日少し、余裕を持たせたスケジュールを立てておく必要がありますね。

結果的に、毎日このバッファタイムを他の人からの相談タイムにあてるようにしてますが、まだ溢れちゃうことがあるので、バッファタイムを増やすか、相談対応の仕方を変えるか、要検討。

さて、最後の課題は「中身の紙=リフィル」が重たい問題。
時間が経つに連れ、前の月の分、その前の月の分…と、記録を残しておきたいスケジュール帳は増えていくわけですが、これらを常に持ち歩いてたら日に日に荷物が重くなる…。
この問題を解決してくれるのは、スマホでした。



今利用してるのは、このレイメイ藤井さんのDavinciシリーズのリフィルなんですが、スマホアプリ「Refill Stocker」と連携できます。

書き込んだ紙の手帳をカメラで撮影しておくと、アプリ内で日付順に整理して保存してくれちゃう。
これで、過去のスケジュール帳がかさ張る問題も解決。

さらに、ここにOCR機能が付いて、手書きの文字をテキストデータとして登録、キーワード検索機能まで付いたら嬉しいなあ。
さらには名刺管理アプリとの連動とか、顧客管理機能とか、交通費計算とか…。
言い出したらキリがないけど、でもこういうの、1年後くらいには実現してる気がする。

本気で探す気になれば、そこまで苦労しなくても見つけられてたんでしょうけど、「今さら紙の手帳でスケジュール管理に戻すのもな…」と消極的だったので、見つけられてなかったのでしょう。

というわけで、今年度のスケジュール管理は「紙の手帳ベース」でいきます。
これまで以上に、計画的な仕事の進め方、事業・プロジェクトの進め方を追求していきます。

10連休後に休みぼけ~とならないように、皆さんもスケジュール管理の仕方を、改めて見つめ直してみて下さいね!


【業務連絡】
誠に勝手ながら、弊社は4月27日(土)~5月6日(月・祝)の10連休となります。
「たまりば」の連休前のお問い合わせ受付は、4月26日(金)15時までとさせて頂きますので、ご了承下さい。


Refill Stocker(リフィルストッカー)


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